Процес закупівель може бути невід'ємною частиною роботи будь-якої компанії чи організації, незалежно від її масштабів та напрямки діяльності. Це складний і відповідальний процес, що включає ряд етапів і дій, спрямованих на забезпечення компанії необхідними товарами і послугами, дотримання бюджетних рамок і ефективне використання ресурсів.
Один із важливих етапів процесу закупівель – це аналіз потреб компанії чи організації. У ході цього аналізу визначаються не тільки конкретні товари та послуги, необхідні для роботи, а й їх кількість, якість та строки постачання. Аналіз потреб дозволяє визначити обсяги закупівель, і навіть планувати видатки необхідні ресурси.
Далі у процесі закупівель слідує етап підбору постачальників. На цьому етапі компанія шукає надійних та кваліфікованих постачальників товарів та послуг, які зможуть забезпечити її потреби та відповідати встановленим вимогам. Це включає формування запитів на пропозиції, аналіз отриманих пропозицій, вибір оптимальних постачальників і укладання контрактів.
Крім того, у процес закупівель входить і контроль постачання. Це необхідно для забезпечення того, щоб товари та послуги були поставлені вчасно, відповідали очікуваній якості та були оплачені згідно з умовами контракту. На цьому етапі проводиться приймання товарів, перевірка їхньої відповідності якості та кількості, а також оплата постачальникам.
| Етап | Опис |
|---|---|
| Планування | Визначення потреб організації у закупівлях, планування бюджету та складання плану закупівель |
| Пошук постачальників | Пошук та відбір потенційних постачальників, проведення конкурентних процедур |
| Укладення контракту | Переговори з обраними постачальниками, складання та підписання контракту |
| Оформлення документації | Складання всіх необхідних документів, включаючи специфікації та угоди |
| Узгодження | Отримання всіх необхідних схвалень та погоджень від відповідних служб та керівників |
| Приймання товарів/послуг | Перевірка якості та відповідності поставлених товарів/послуг вимогам |
| Оплата | Оплата постачальникам за виконані роботи чи поставлені товари |
| Аналіз | Аналіз процесу закупівель та оцінка ефективності |
Що таке процес закупівлі?
Процес закупівель включає такі кроки, як створення заявок на закупівлю, створення замовлень на закупівлю, отримання послуг та позицій ТМЦ та запис інвойсів постачальників. У наступному прикладі показаний процес закупівлі, починаючи зі складання заявки на закупівлю та закінчуючи записом інвойсів.
Що входить до управління закупівлями?
Управління закупівлями – це процес отримання матеріалів та послуг, необхідних для виконання проекту. У цей процес входить управління процесом торгів щодо укладання договору, управління процесом торгів на замовлення на закупівлю, обробка рахунків-фактур та здійснення платежів.
Як правильно організувати процес закупівлі?
Бізнес-процес виглядає так:
- Визначення потреби у товарі чи послузі. Контроль закупівель сильно інтегрований із контролем запасів. …
- Створення заявки. …
- Дослідження ринку. …
- Аналіз пропозицій, що надійшли. …
- Вибір постачальника, укладання договору.
- Замовлення, оплата, постачання.
- Оцінка результатів співробітництва.
Чим займаються закупівлі?
Відділ закупівель є підрозділом, де приймаються рішення про придбання товарів, укладаються контракти про постачання продукції, вирішуються питання вибору постачальників, встановлюються вимоги до якості продукції тощо. д.